Comment éviter les pièges lorsque vous organisez un événement afin que celui-ci soit le plus parfait possible.
Voici nos conseils pour éviter les pièges de l'organisation d'événements.
Dans l'article précédent, nous avons vu qu'organiser un événement n'était pas chose facile ! Pour rappel, nous vous donnons 7 conseils pour parvenir à organiser un événement ici.
Aujourd'hui, nous vous parlons des pièges à éviter afin de rester concentré.e et emballé.e par votre mission. Après tout, organiser un événement, c'est aussi beaucoup de moments chouettes alors profitons-en jusqu'au bout !
Nous avons 10 conseils pour vous aujourd'hui afin d'organiser au mieux votre événement:
Erreur 1 : Mal évaluer son temps pour organiser votre événement
Lorsque l'on organise un événement, il est important de bien calculé et répartir son temps afin d'accorder de l'importance à chaque tâche. Il existe des rétroplanning permettant de visualiser simplement les différentes tâches à prévoir pour votre projet et le temps alloué.
Exemple: Fabriquer la décoration ne prendra pas qu'une heure, il est donc important de ne pas sous-estimer le temps de création afin de pouvoir avoir le temps de travailler dans de bonnes conditions.
Erreur 2 : Vouloir tout contrôler
Il est primordial de déléguer lorsque vous organisez un événement qu'importe sa taille.
En effet, que ce soit en amont ou le jour J, entourez-vous d'une ou plusieurs personnes de confiance sur qui vous pouvez vous appuyer pendant l'organisation.
S'il n'est pas possible de déléguer en amont, pensez à faire des feuilles de route pour le jour J. La feuille de route est très utile puisqu'elle résume ce qu'ils e passe sur l'événement, les heures importantes, le matériel à ne pas oublier et les lieux dans lesquels se passent les choses.
Pendant l'événement, vous serez sûrement amené à être partout à la fois donc il est important que d'autres personnes soient au courant de ce qu'il se passe afin de pouvoir répondre à d'éventuelles questions ou effectuer les tâches à faire pendant que vous profitez des invités.
Pensez que des professionnels (comme nous !) sont là pour vous aider et vous guider dans l'organisation de votre événement ;)
« Déléguer, ce n’est pas perdre son autorité, c’est libérer les énergies. » (Claude Onesta)
Erreur 3: Ne pas choisir une thématique précise pour votre événement
C'est peut être un détail futile mais thématiser son événement permet de susciter l'intérêt et l'engouement des invités. Dans le cadre professionnel cependant, il n'est pas toujours de bonne augure de thématiser. Parlons plutôt des événements privés dans ce cadre. La thématisation permet à vos invités de plus facilement appréhender la fête et de savoir les vêtements à porter ou les aiguiller sur le cadeau à offrir (si cadeau il y a).
Erreur 4: Sélectionner une date non appropriée
La date est très importante dans un événement et il ne faut pas minimiser son retentissement. En effet, si vous choisissez une date non appropriée pour votre événement (comme Noël par exemple où on est plutôt sur une fête de famille), vos invités ne seront pas au rendez-vous et tous vos efforts seront vains.
Pensez donc à choisir une date qui conviendra au plus grand nombre.
Pensez également à avertir les invités bien en amont afin qu'ils puissent s'organiser.
Erreur 5: Ne pas confirmer le nombre de participants
Il est important de demander à vos invités de confirmer ou infirmer leur présence et que vous teniez à jour la liste d'invités afin de ne pas avoir de surprise le jour J en prévoyant trop ou pas assez de nourriture par exemple. Cela peut également impacter le choix du lieu ou le nombre de boissons, le niveau sonore ... Pensez donc bien à mettre à jour votre liste d'invités.
Erreur 6: Ne pas choisir le lieu adéquat
Chaque événement possède ses caractéristiques et n'a pas la même vocation. Si vous organisez une petite soirée d'anniversaire à 2 heures de route de chaque invité, le lieu n'est pas adéquat car faire toute cette route pour une soirée peut être mal vu. De plus, si vous ne dormez pas sur place, cela posera des questions de sécurité (alcool + voiture = pas bon ménage). Vous devez pouvoir accueillir vos invités dans les meilleures conditions tout en étant garant de leur sécurité. Pour un mariage, on privilégiera un grand et beau lieu même s'il est plutôt loin avec des possibilités d'hébergements car les invités ne regretteront pas de faire la route pour passer un week-end avec vous.
Erreur 7: Négliger les normes de sécurité pendant votre événement
Comme dit précédemment, vous devez garantir la sécurité des participants. Pour se faire, nous vous conseillons d'anticiper ce qui pourrait se passer afin de répondre au pire.
Il y a t-il un défibrillateur sur le lieu de fête ?
Les issues de secours sont-elles dégagées ou encombrées ?
Les systèmes électriques sont-ils aux normes ?
Tout cela peut paraître stressant mais il est important de regarder tout cela en amont afin de pallier aux éventuels manquement.
De plus, si le propriétaire d'un lieu vous donne un nombre maximum de participants, ne cherchez pas à aller plus haut. Il s'agit en effet de sécurité, si vous en mettez plus, ils ne seront pas confortables et cela peut entraîner des problèmes sur votre événement.
Erreur 8: Mal évaluer les quantités de boissons et nourriture
Lorsqu'on organise un événement, vient le moment de quantifier la nourriture et les boissons. Si vous prenez un traiteur, c'est plus simple, tout part du nombre d'invités et c'est ensuite le prestataires qui fait les calculs. Or, si vous faites cela vous même, sachez qu'il y a des codes.
Sachez que les quantités diffèrent en fonction de la nature de l'événement. Si c'est un cocktail, nous parlerons de "pièces de mignardises" tandis qu'un buffet, il s'agit du grammage de nourriture en fonction des plats.
Pour la nourriture
Pour un cocktail (type vin d'honneur de mariage), on parlera de 10 à 12 pièces par personnes pour une heure environ.
Pour un buffet (type repas), on parler alors entre 500 et 600 grammes de nourriture par personne
Pour les boissons
1 bouteille d'eaux (plate ou gazeuse) pour 2
1 bouteille de soft pour 3
1 bouteille de vin pour 3
1 bouteille de champagne pour 6
1 bouteille de spiritueux pour 10
Erreur 9: Ne pas communiquer suffisamment sur l'événement
Vos invités n'ont pas besoin de tout savoir mais il est important tout de même de communiquer sur les détails logistiques afin qu'ils puissent s'organiser. La date est à communiquer au minimum 3 mois avant l'événement. Le lieu et l'heure du rendez-vous sont primordiaux à communiquer dans un second temps (minimum 1 mois avant la date de l'événement). S'il y a un dress code (un thème de vêtements), nous vous conseillons de le communiquer à vos invités en même temps que le lieu, soit 1 mois avant l'événement minimum. Souvenez-vous que dans vos invités, certains sont peut être parents, possède un chien ou autre animal de compagnie, travaillent, et ont besoin de s'organiser pour votre fête. Au plus tôt vous donnerez ces informations, plus vous aurez de chance que le plus grand nombre soit présent.
Erreur 10: Ne pas retenir de prestations de qualité, faute de budget
Le budget est un élément phare lorsque nous organisons un événement. Cependant, mal gérer son budget ou vouloir en faire moins pour que cela coûte moins cher n'est pas un gage de mieux. Au contraire.
Il a été prouvé que faire soit même c'est bien mais le jour J cela peut engendrer de gros problèmes (pour les invités ou vous même).
Pensez donc à évaluer et redistribuer vos postes de dépense afin d'avoir par exemple des professionnels du service lors de votre mariage ou des professionnels du ménage pour ne pas le faire vous même.
Bonus: Pensez au plan B pour votre événement !
Si votre plan A ne fonctionne pas, il faut absolument prévoir un plan B afin de ne pas être dérangé le jour J.
Par exemple:
vous prévoyez une activité en extérieur, prévoyez un repli à l'intérieur en cas d'intempéries
Vous prévoyez de mettre de la musique via votre téléphone, pensez à prendre plusieurs câbles au cas où celui que vous aviez prévu d'utiliser ne fonctionne pas
Il faut mettre toutes les chances de votre côté pour ne pas être coincé.e le jour J.
Maintenant, vous êtes (presque) des organisateur.rice.s aguerri.e.s. Pensez également que nous sommes à votre écoute pour vous aider à organiser votre événement. En tant qu'ingénieure événementiel, Melvie Paillet peut vous épauler !
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